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Compliance

Transparente Fensterfront

Nachhaltigkeit und Compliance aus Tradition

Als inhabergeführtes Familienunternehmen und Hersteller von Naturarzneimitteln nimmt Bionorica in besonderer Weise seine gesellschaftliche Verantwortung gegenüber Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern und der Öffentlichkeit wahr. Dazu gehört, dass das Unternehmen jederzeit und überall nach geltenden Regeln und Gesetzen handelt (Compliance) – ein wesentlicher und gelebter Bestandteil der Unternehmenskultur.

Die Werte und Verhaltensstandards von Bionorica sind in unterschiedlichen Dokumenten festgehalten. So beschreibt der Code of Conduct (CoC) u.a. wesentliche Anforderungen zur Unternehmenskultur. Geregelt werden beispielsweise der Umgang mit Dritten – insbesondere mit Ärzten und Apothekern – und die Informationsweitergabe über Produkte beispielsweise an Patienten.

Regeln für Geschäftspartner

Bionorica hat keine Betriebsstätten mit einem erheblichen Risiko für Kinderarbeit bzw. Umstände, unter denen junge Mitarbeiter gefährlicher Arbeit ausgesetzt werden könnten.

Doch für Bionorica bedeutet unternehmerische Verantwortung, auch bei der Auswahl der Geschäftspartner auf die uneingeschränkte Beachtung der ethischen Grundwerte zu achten. Der CoC wird deshalb von einem spezifischen Verhaltenskodex für Lieferanten und Dienstleister ergänzt. Dieser regelt u.a. den Umgang des Geschäftspartners mit seinen Mitarbeitern, den natürlichen Ressourcen sowie die Pflicht zur Einhaltung aller maßgeblichen rechtlichen Anforderungen im Rahmen der Geschäftstätigkeit für Bionorica. Insbesondere jegliche Ausbeutung von Kindern und Jugendlichen wird von der Bionorica-Gruppe nicht toleriert. Um dies sicherzustellen, setzt sich Bionorica in langfristigen, fairen Kooperationen für Menschenrechte und gute Arbeitsbedingungen in der gesamten Welt ein. Um sich ein Bild vor Ort zu machen, führt Bionorica auch Audits bei Geschäftspartnern in unterschiedlichen Ländern durch, die pandemiebedingt 2021 jedoch nicht erfolgen konnten. Bei diesen Audits ergaben sich bisher keine Anhaltspunkte für Kinderarbeit bei Vertragspartnern. Anlässlich der Audits überprüft Bionorica zudem, wie die Vertragspartner Kinderarbeit in der Lieferkette vermeiden, z.B. durch vertragliche Gestaltungen oder Schulungen von Unterlieferanten.

Der Code of Conduct für Lieferanten und Dienstleister kann auf der Bionorica-Website von jedermann eingesehen werden. Hier sind auch die „Einkaufsbedingungen für Geschäftspartner“ abrufbar, die u.a. den wichtigen Passus „Beachtung von Gesetzen und außergesetzlichen Standards“ enthalten.

Transparenz

Um den gestiegenen Compliance-Anforderungen Rechnung zu tragen, gibt es bei Bionorica eine eigene Abteilung für diesen Zweck. Die Compliance-Prozesse umfassen verbindliche, transparente Handlungsanweisungen für alle Mitarbeiter. Durch entsprechende Schulungs- und weitere Kommunikationsmaßnahmen (z.B. Helpdesk) wird sichergestellt, dass alle Mitarbeiter mit den für sie wesentlichen Anforderungen stets vertraut sind.

Mitarbeiter und externe Dritte können im Falle von vermutetem Fehlverhalten Bedenken über verschiedene Kommunikationswege an Bionorica adressieren: Mitarbeitern steht hier zunächst das jeweilige Linienmanagement als Ansprechpartner zur Verfügung. Des Weiteren können sich die Mitarbeiter stehts vertraulich an den Betriebsrat wenden. Bedenken bezüglich des rechtlichen oder ethischen Verhaltens des Unternehmens können zudem jederzeit an den Chief Compliance Officer der Bionorica gerichtet werden. Der Kontakt ist im Intranet hinterlegt und auch auf der Bionorica-Homepage einsehbar.

Prüfung von Betriebsstätten

Bionorica hat eine gruppenweite Erhebung von Compliance-Risiken, an der alle Bionorica-Standorte teilnehmen. Die grundsätzlichen Korruptionsrisiken sind branchentypisch über das gesamte Unternehmen hinweg im Wesentlichen identisch und konzentrieren sich auf die Risiken im Umgang mit Angehörigen der Fachkreise sowie mit Amtsträgern. Zur Vermeidung von Korruptionsrisiken hat Bionorica Prozessvorgaben und -kontrollen zu folgenden Einzelrisiken etabliert:

  • Interessenkonflikte
  • Zusammenarbeit mit Dritten
  • Beauftragung von Health Care Professionals / Health Care Organizations
  • Veranstaltungen
  • Bewirtungen
  • Reise- und Übernachtungskosten
  • Geschenke
  • Spenden
  • Sponsoring und Mitgliedschaften  

Compliance-Schulungen im Berichtszeitraum

Wie oben bereits beschrieben, sind bei Bionorica Compliance-Schulungen ein wichtiges Instrument, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter mit den für sie wesentlichen Anforderungen stets vertraut sind.

Bionorica verfügt über ein Dokumentenmanagement- und Schulungssystem (d.velop d.3) in dem u.a. auch die Verfahrensanweisungen (VAs) „Compliance Management System“ und „Korruptionsprävention“ sowie der CoC und der Code of Conduct für Lieferanten und Dienstleister abgelegt sind. Über dieses Tool werden alle relevanten Angestellten in Deutschland und Österreich über das Thema Korruptionsbekämpfung in Kenntnis gesetzt und beschult. Die Schulungen von Angestellten erfolgen auf Grundlage vorab definierter Schulungskreise in Abhängigkeit der Risikoexponiertheit der jeweiligen Funktion. Sowohl Außen- als auch relevanter Innendienst im Inland (z.B. Marketing und Vertrieb; neue Mitarbeiter im Rahmen einer Willkommensveranstaltung) und im Ausland (z.B. neue Länderchefs in Rumänien und Ägypten) wurden im Berichtszeitraum 2021 zusätzlich im Rahmen von digitalen Schulungen durch die zentrale Compliance-Organisation geschult.

Die Angestellten im Ausland werden durch die lokalen Compliance-Organisationen über das Thema Korruptionsbekämpfung in Kenntnis gesetzt und geschult.

Die Geschäftspartner von Bionorica werden im Code of Conduct für Lieferanten und Dienstleister unter Nr. 13 „Korruptionsprävention“ über das Thema Korruptionsbekämpfung seitens Bionorica in Kenntnis gesetzt. Überdies verpflichtet sich der jeweilige Geschäftspartner, in risikogeneigten Geschäftsbereichen angemessene Maßnahmen zur Prävention und ggf. Aufdeckung von Korruption zu implementieren.

Keine Verstöße

Im Berichtsjahr 2021 gab es weder im Unternehmen noch bei Geschäftspartnern bestätigte Korruptionsvorfälle. Öffentliche rechtliche Verfahren im Zusammenhang mit Korruption gegen die Bionorica gab es ebenfalls nicht.